E-archive

Archive shelves

Konsulter inom e-arkiv

Att införa e-arkiv och digital arkivering kan upplevas både som svårt och komplext. WhiteRed är en oberende part som kan hjälpa och stötta er i arbetet. Vi har erfarenhet och kompetens av projektering, kravställning, upphandling, införande samt anslutning av verksamhetssystem till flera olika e-arkiv på marknaden. Det gäller både enstaka avställningar eller anslutning för kontinuerlig leverans.

Skanning och digitalisering

Vi har erfarenhet av att digitalisera olika typer av dokument som ofta efterfrågas av allmänheten, såsom betygshandlingar. Vi driver vår process med den senaste tekniken och prioriterar säkerheten för varje steg i arbetet.

Läs mer om våra olika tjänster nedan.

Why e-archives?

All public authorities are required by law to keep their written and digital documents. The business systems in use today are not designed to preserve the information created in perpetuity, but e-archives are.

Moreover, all documents drawn up within a public authority are public documents, with certain exceptions. This means that you, as a citizen, can request them without telling us who you are or why. An e-archive simplifies the process and allows citizens to search for documents themselves online.

RODA e-archive

WhiteRed offers RODA e-archive as a service, RODA e-archive On-Prem, support in Swedish and consulting support for questions regarding RODA e-archive. WhiteRed is Keep Solutions ' Swedish partner.

RODA är i grunden en lösning som bygger på öppen källkod som idag används av flera stora svenska myndigheter och av EU-administrationen. En utmaning för svenska myndigheter är avsaknad av en pålitlig svensk leverantör, vilket gör att många tvekar inför valet att använda RODA e-arkiv. WhiteRed kan nu som första och enda leverantör i Sverige erbjuda allt från konsultstöd och utbildning till fullskalig drift och supportleverans, inklusive tillgång till våra egenutvecklade funktioner och tjänster för RODA e-arkiv.

Our customers can feel confident that the delivery is based entirely in Sweden and we have taken into account the requirements of Swedish authorities regarding data protection and information security.

Consulting services in e-archiving

Project management

Project management for feasibility studies, implementation and procurement.
Read more

We can be your sounding board for the procurement and implementation of e-archives. We are an independent partner and have good knowledge in the field of e-archives.

 

We have experience of e-archiving projects from a variety of municipalities and regions. We support our clients with project management and technical expertise in feasibility studies, requirements definition and procurement of e-archives, as well as in system connections.

Scanning & Digitisation

Digitisation of analogue documents and delivery to e-archives.
Read more

With the help of our robot, we can help you with your documents, all the way from the archive shelf to the point where they are searchable in the e-archive.

We have experience in digitising a wide range of documents that are often requested by the public, such as grade documents. We use the latest technology and put security at the forefront of the process.

 

 Archiving from systems that do not have an export function

Many of our customers have preservation information in legacy systems, such as Capella, which are no longer in use without the option of transferring the information to the e-archive themselves. We have created a solution to this problem. Contact us and we'll tell you more.

 

Digitalisation as a service
  • Scanning and digitisation of documents at a fixed monthly cost.
  • The monthly cost is assessed based on the number of defined document types, volume and quality of scanned documents.
  • Additional costs will be charged for any scanning and for additional types of documents outside the contract.

 

Information management

Support in updating the information management plan.

Read more

We offer support in introducing or updating an information management plan (formerly called a document management plan).

Our template is process-based and spans the entire business.

Our packages include:

  • Adapted template for information management plan
  • Planning
  • Workshops
  • Follow-ups
  • Advice and support

Of course, we make adjustments based on the customer's wishes and activities.

Training in e-archiving

Training packages in e.g. XML schemas and FGS packages.

Read more
Education in XML and FGS
  • Practical XML education
  • XML schemas
  • Style sheets
  • FGS package
Education in connecting systems to e-archives
  • Submission to the e-archive
  • Phases and content of the whole process
  • Templates
  • Built on PAIMAS

We offer ready-made training packages, but we also tailor them to the customer's requirements.

Connection of systems

System connections at a fixed price to an existing electronic archive.

Read more

Do you have an existing e-archive but need help connecting systems?

We take the system from "axis to limb" and, together with you, carry out the entire connection. We connect systems at a fixed price.

Our proprietary process is based on PAIMAS (ISO 20652:2006).

Content of the connection packages:

  • Technical connection
  • Tutoring
  • Templates
  • Education
  • Advice & support

All of the above is included at a fixed price per system.

Arkivkonsult

Effektivare informationshantering samt arkivarieresurs.

Read more

WhiteRed kan erbjuda arkivkonsulter till organisationer som är i behov av en arkivarie. Uppdraget kan innebära att ta hand om utlämningar, uppdatera informationshanteringsplaner eller stöd i att få en effektivare informationshantering som följer lagar och föreskrifter.

Aktuella Kurser inom e-arkiv

XML för arkivarier - 1 dag, digital

Beskrivning

Att börja arbeta med digital arkivering kan upplevas som krångligt. I vår kurs ”XML för arkivarier” går vi igenom grundläggande tekniska termer och begrepp inom digital arkivering som arkivarier behöver känna till för att arkivera digital information.  

Kursdeltagarna får förståelse för FGS-paket, dess innehåll och uppbyggnad samt kunskap kring hur XML och visningsmallar (XSLT) är uppbyggda och används genom praktiska utbildningsmoment.  

Kursens innehåller bland annat: 

  • Metadata 
  • XML-scheman 
  • Visningsmallar 
  • FGS-paket 

Kursen vänder sig främst till arkivarier eller andra som arbetar med digital arkivering. 

Planerade kurstillfällen

Onsdagen den 29 maj 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Digital (du behöver en dator som är uppkopplad till internet), kl. 9-15.

Sista dag för anmälan

Onsdagen den 22 maj.

Med reservation för att kursen kan ställas in vid för få anmälningar.

 

Tisdagen den 24 september 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Digital (du behöver en dator som är uppkopplad till internet), kl. 9-15.

Sista dag för anmälan

Tisdagen den 17 september.

Med reservation för att kursen kan ställas in vid för få anmälningar.

Pris

6 990 kr (exkl. moms).  

4 990 kr (exkl. moms) för kunder som har ett befintligt avtal med WhiteRed. 

Anslutning av system till e-arkiv - 1 dag, digital

Beskrivning

Hur lyckas man med en smärtfri systemanslutning till e-arkiv? I vår kurs ”Anslutning av system till e-arkiv” lär vi ut leveransprocessens alla delar som medför en så smidig systemanslutning som möjligt. Processen är byggd utifrån PAIMAS. 

Kursens innehåll: 

  • Grundlig genomgång av hela processen 
  • Praktiska övningar 
  • Tillgång till mallar och checklistor 

Efter kursen förväntas kursdeltagarna ha en helhetsbild av hur man på bästa sätt förbereder och genomför en systemanslutning till e-arkiv. 

Kursen vänder sig till arkivarier, systemförvaltare eller andra roller som ingår och är delaktiga i systemanslutningar till e-arkiv. 

Planerade utbildningstillfällen 

Tisdagen den 18 juni 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Digital (du behöver en dator uppkopplad till internet för att delta) kl. 9-16.

Sista dag för anmälan

Tisdagen den 11 juni 2024.

Med reservation för att utbildningen kan ställas in vid för få anmälningar.

Tisdagen den 8 oktober 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Digital (du behöver en dator uppkopplad till internet för att delta) kl. 9-16.

Sista dag för anmälan

Tidagen den 1 oktober 2024.

Med reservation för att utbildningen kan ställas in vid för få anmälningar.

Pris

6 990 kr (exkl. moms)  

4 990 kr (exkl. moms) för kunder som har ett befintligt avtal med WhiteRed.

 

RODA grundkurs - 1 dag, på plats

Beskrivning

Har er verksamhet implementerat eller vill veta mer om hur man använder RODA e-arkiv?  

I RODA grundkurs går vi igenom funktionalitet och verktyg som ingår i RODA Community Edition och hur den kan konfigureras utifrån era behov. 

Kursen hålls på svenska.

Delar av kursinnehållet: 

  • Hur man skapar SIP:ar i RODA-in
  • Hur man skapar en arkivstruktur i RODA
  • Hur man kopplar gallringsschema till delar av det inlevererade materialet
  • Hur man levererar in SIP:ar till skapad arkivstruktur
  • Återsökning och utlämning
  • Behörighetsstyrning
  • Arkivvårdsjobb
  • Logghantering
  • Rapportering och statistik
  • Riskhantering
  • Beskrivning av möjliga konfigurationer i Community Edition
    • Grafisk design
    • Anpassad metadata

Efter genomförd utbildning ska kursdeltagarna ha förståelse och kunskap kring:

  •  de olika delarna i leveransförfarandet
  • skillnaden mellan användare och grupper
  • vad katalogen visar och hur man söker i den
  • sökfunktionen och hur man söker i olika nivåer
  • hur arkivvårdsjobb utförs
  • hur gallring sker
  • åtkomst till loggar
  • möjligheter till konfiguration i Community Edition

Kursen vänder sig till arkivarier och systemförvaltare av e-arkiv.

Planerade utbildningstillfällen 

Tisdagen den 3 september 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Badhusvägen 5, Stenungsund kl. 9-16.

Lunch och fika ingår. Ange ev. specialkost/allergier vid bokning.

Sista dag för anmälan

Tisdagen den 20 augusti 2024.

Med reservation för att utbildningen kan ställas in vid för få anmälningar.

Pris

7 990 kr (exkl. moms)  

5 990 kr (exkl. moms) för kunder som har ett befintligt avtal med WhiteRed.

 

WhitReds användarträff 2024 - 1 dag, på plats

Beskrivning

Användarträffen vänder sig till WhiteReds befintliga kunder men också till andra intressenter.

Dagen ger möjlighet till erfarenhetsutbyte mellan användare och möjlighet att påverka utvecklingen framåt.

Datum

Onsdagen den 4 september 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Badhusvägen 5, Stenungsund kl. 9-15.

Lunch och fika ingår. Ange ev. specialkost/allergier vid bokning.

Sista dag för anmälan

Onsdagen den 21 augusti 2024.

Pris

5 990 kr (exkl. moms)  

2 990 kr (exkl. moms) för kunder som har ett befintligt avtal med WhiteRed.

 

RODA grundkurs och WhitReds användarträff 2024 - 2 dagar, på plats

Beskrivning

Bokningen gäller för RODA grundkurs och användarträff i kombination.

Datum

3-4 september 2024 

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Badhusvägen 5, Stenungsund

Tisdag: kl. 9-16 samt gemensam middag 18-20.

Onsdag: kl. 9-15

Lunch, fika och middag ingår. Ange ev. specialkost/allergier vid bokning.

WhiteRed har reserverat ett antal enkelrum på Hotell Soliden (uppge WhiteRed vid bokning på respektive hotell) samt på Stenungsbaden (uppge GR031025 vid bokning, obs reservationen av rum ligger t.o.m 2024-08-12). Bokning av rum ombesörjs av deltagaren och kostnaden ingår inte i priset för kurs/användarträff.

Med reservation för att kursen dag 1 kan ställas in vid för få anmälningar.

Sista dag för anmälan

Onsdagen den 21 augusti 2024.

Pris

13 990 kr (exkl. moms)  

9 450 kr (exkl. moms) för kunder som har ett befintligt avtal med WhiteRed.

 

Anmälan till kurstillfällen

Godkännande av bokningsvillkor och integritetspolicy

Ange vilket kurstillfälle anmälan gäller nedan.

15 + 10 =

Avbokningsregler
  • Fakturering sker vid anmälan till kursen.
  • Eventuell avbokning ska ske senast det datum som anges under "sista dag för anmälan" vid respektive kurstillfälle.
  • Vid avbokning senare än det angivna datumet erhålls ett värdebevis som kan nyttjas vid ett senare kursstillfälle för samma typ av kurs eller som delbetalning för annan kurs. 
  • Vid eventuell sjukdom vid kurstillfället kan kursplatsen överlåtas till annan person inom samma organisation.
  • Inbetald kursavgift återbetalas ej vid avbokning gjord av kursdeltagare.

Kontakta oss här om du behöver mer information eller har frågor gällande kurserna.

stressed archivist
sweaty archivist
happy archivist
robot

Latest news

Vill du lära dig mer om E-arkivering?

Nu erbjuder WhiteRed kurser inom e-arkiv med öppen anmälan!  Läs mer och anmäl dig här.

Submitting vaccination data from svevac to the e-archive?

Has your organization received a delivery of vaccination data from Svevac that you want to deliver to your e-archive? We can help you transform and compile the information in a clear and structured way. Our solution allows you to quickly search for...

Framework contract supplier of archive consultancy services, Swedish National Agency for Education

WhiteRed has through procurement been awarded as a framework agreement supplier of archive consultancy services for the Swedish National Agency for Education. The agreement includes consulting services related to archivist, project manager and technical project manager. The framework agreement is valid for up to four years. "We are proud of...

Reviews

Whitered brought competent support with drive forward, they are easy to work with and a fantastically effective partner to talk ideas with. In an educational way, they created a greater understanding of the work task as a whole and how to think in order to achieve a successful result.

Theresia Nielsen & Marianne Söderman
Västra Gästrikland Community Planning Administration

Thanks to WhiteRed's involvement in our first e-archiving project, we made it!

Viveca Nyström
Municipal Archivist Lerum Municipality

Thank you for a professional approach and quick help, you are the best!

Review from Google

Read more about our customers here.

Contact us

Vill du veta mer om våra e-arkivstjänster? Fyll i kontaktformuläret eller ring Anna Wedenryd, VD.

+46 729 74 74 58

11 + 14 =

ISO certifications

 

Contact us

+46 (0)303-501 28

Org. no. 559010-9129

Visit us

White Red Consulting AB
Strandvägen 37A
SE-444 31 Stenungsund
Sweden

 

Hitta till oss

Karta Strandvägen 37A Stenungsund