E-arkiv

Arkivhyllor

Konsulter inom e-arkiv

WhiteRed kan hjälpa och stötta er i arbetet med att införa e-arkiv. Vi har erfarenhet och kompetens av projektering, kravställning, upphandling, införande samt anslutning av verksamhetssystem till flera olika e-arkiv på marknaden. Det gäller både enstaka avställningar eller anslutning för kontinuerlig leverans.

Varför e-arkiv?

Alla offentliga myndigheter måste, enligt lag, spara sina skriftliga och digitala dokument. De verksamhetssystem som används idag är inte gjorda för att bevara informationen som upprättas för all framtid, men det är e-arkiv.

Alla handlingar som upprättas inom en offentlig myndighet är dessutom offentliga handlingar, med vissa undantag. Det innebär att du som medborgare kan begära ut dessa utan att berätta vem du är eller varför. Med hjälp av ett e-arkiv förenklas processen och medborgaren kan själv söka upp handlingarna via webben.

Konsulter inom e-arkiv

WhiteRed kan hjälpa och stötta er i arbetet med att införa e-arkiv. Vi har erfarenhet och kompetens av projektering, kravställning, upphandling, införande samt anslutning av verksamhetssystem till flera olika e-arkiv på marknaden. Det gäller både enstaka avställningar eller anslutning för kontinuerlig leverans.

Varför e-arkiv?

Alla offentliga myndigheter måste, enligt lag, spara sina skriftliga och digitala dokument. De verksamhetssystem som används idag är inte gjorda för att bevara informationen som upprättas för all framtid, men det är e-arkiv.

Alla handlingar som upprättas inom en offentlig myndighet är dessutom offentliga handlingar, med vissa undantag. Det innebär att du som medborgare kan begära ut dessa utan att berätta vem du är eller varför. Med hjälp av ett e-arkiv förenklas processen och medborgaren kan själv söka upp handlingarna via webben.

Konsulttjänster inom e-arkiv

Projektledning

Projektledning vid förstudier, införande och upphandlingar.
Läs mer

Vi kan vara ert bollplank vid upphandling och införande av e-arkiv. Vi är en oberoende partner och har god kunskap inom område e-arkiv.

 

Vi har erfarenhet av e-arkivsprojekt från en mängd olika kommuner och regioner. Vi stöttar våra kunder med projektledning och teknisk expertis vid förstudier, kravställning och upphandling av e-arkiv samt vid anslutningar av system.

Skanning & digitalisering

Digitalisering av analoga handlingar och leverans till e-arkiv.
Läs mer

Med hjälp av vår robot kan vi hjälpa er med era handlingar, hela vägen från arkivhyllan och ända till att de är sökbara i e-arkivet.

Vi har erfarenhet av att digitalisera in en mängd olika i handlingar som ofta efterfrågas av allmänheten, som exempelvis betygshandlingar. Vi använder den senaste tekniken och sätter säkerheten i fokus under processen.

 

 Arkivering från system som inte har exportfunktion

Många av våra kunder har bevarandeinformation kvar i äldre system, exempelvis Capella, som inte längre används utan möjlighet att själva föra över informationen till e-arkivet. Vi har skapat en lösning på problemet. Kontakta oss så berättar vi mer.

 

Digitalisering som tjänst
  • Skanning och digitalisering av handlingar till en fast kostnad per månad.
  • Månadskostnaden bedöms utifrån antal definierade handlingstyper, volym och kvalitet på skannade handlingar.
  • Tilläggskostnader tillkommer för eventuell skanning och vid ytterligare handlingstyper utanför avtalet.

 

Informationshantering

Stöd i att uppdatera informationshanteringsplan.

Läs mer

Vi erbjuder stöd i att införa alternativt uppdatera informationshanteringsplan (tidigare kallad dokumenthanteringsplan).

Vår mall är processbaserad och sträcker sig över hela verksamheten.

Våra paket innehåller:

  • Anpassad mall för informationshanteringsplan
  • Planering
  • Workshops
  • Uppföljningar
  • Råd och stöd

Vi gör givetvis anpassningar utifrån kundens önskemål och verksamhet.

Utbildningar inom e-arkiv

Utbildningspaket inom ex. XML-scheman och FGS-paket.

Läs mer
Utbildning i XML och FGS
  • Praktisk XML-utbildning
  • XML-scheman
  • Visningsmallar
  • FGS-paket
Utbildning i anslutning av system till e-arkiv
  • Inleverans till e-arkiv
  • Faser och innehåll för hela processen
  • Mallar
  • Byggd utifrån PAIMAS

Vi erbjuder färdiga utbildningspaket, men skräddarsyr även utifrån kundens önskemål.

Ansluta system

Systemanslutningar till ett fast pris till ett befintligt e-arkiv.

Läs mer

Har ni ett befintligt e-arkiv men behöver hjälp med att ansluta system?

Vi tar systemet från ”ax till limpa” och genomför, tillsammans med er, hela anslutningen. Vi ansluter system till ett fast pris.

Vår egenutveckldade process bygger på PAIMAS (ISO 20652:2006).

Innehåll i anslutningspaketen:

  • Teknisk anslutning
  • Handledning
  • Mallar
  • Utbildning
  • Råd & stöd

Allt ovan ingår till ett fast pris per system.

stressad arkivarie
svettig arkivarie
glad arkivarie
robot

Omdömen

Whitered tillförde ett kompetent stöd med drivkraft framåt, de är lätta att samarbeta med och ett fantastiskt effektivt bollplank. På ett pedagogiskt sätt skapade de en större förståelse för arbetsuppgiften i sin helhet och hur man ska tänka för att nå ett lyckat resultat.

Theresia Nielsen & Marianne Söderman
Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning

Tack vare WhiteReds engagemang i vårt första e-arkivprojekt gick vi i mål!

Viveca Nyström
Kommunarkivarie Lerums kommun

Tack för ett proffsigt bemötande och snabb hjälp, ni är bäst!

Recension från Google

Läs mer om våra kunder här.

Kontakta oss

Vill du veta mer om våra e-arkivstjänster? Fyll i kontaktformuläret eller ring Anna Wedenryd, affärsområdeschef.

+46 729 74 74 58

1 + 1 =

ISO-certifieringar

 

Kontakta oss

+46 (0)303 500 39

Org. nr. 559010-9129

Besök oss

White Red Consulting AB
Strandvägen 37A
SE-444 31 Stenungsund
Sweden