2132
page-template,page-template-full_width,page-template-full_width-php,page,page-id-2132,theme-stockholm,stockholm-core-2.3.1,woocommerce-no-js,select-theme-ver-9.0,ajax_fade,page_not_loaded,menu-animation-underline,,qode_menu_,qode-mobile-logo-set,qode-single-product-thumbs-below,cookies-set,cookies-accepted,wpb-js-composer js-comp-ver-6.6.0,vc_responsive

E-arkiv

Alla offentliga myndigheter måste, enligt lag, spara sina skriftliga och digitala dokument. De verksamhetssystem som används idag är inte gjorda för att bevara informationen som upprättas för all framtid, men det är e-arkiv.
Alla handlingar som upprättas inom en offentlig myndighet är dessutom offentliga handlingar (med vissa undantag). Det innebär att du som medborgare kan begära ut dessa utan att berätta vem du är eller varför. Med hjälp av ett e-arkiv förenklar man processen och medborgaren kan själv söka upp handlingarna via webben.
WhiteRed kan hjälpa och stötta er i arbetet med att ansluta till e-arkiv. Vi har erfarenhet och kompetens av projektering, kravställning, upphandling, införande samt anslutning av verksamhetssystem till flera olika e-arkiv på marknaden.
Det gäller både enstaka avställningar eller anslutning för kontinuerlig leverans.

Vi erbjuder många tjänster till ett fast pris

Ansluting till fast pris

Anslutning av verksamhetssystem till en fast kostnad. Du som kund ska veta vad en anslutning av ett verksamhetssystem till e-arkivet kostar.

Arkivariekonsult

Konsulttjänster inom arkivering eller stöd vid e-arkivering.

Utbildning

Utbildning av vår genomarbetade leveransprocess, byggd utifrån PAIMAS.

Projektledning

Anslutning av verksamhetssystem till en fast kostnad. Du som kund ska veta vad en anslutning av ett verksamhetssystem till e-arkivet kostar.

Skanning och digitalisering

Vi skannar och gör analoga handlingar digitala.

Råd och stöd kring e-arkivsfrågor

Vi har lång erfarenhet av e-arkivsfrågor.

Projektledning & konsultstöd
Vi kan vara ert bollplank vid upphandling och införande av e-arkiv. Vi är en oberoende partner och har god kunskap inom område e-arkiv.
Vi har erfarenhet av e-arkivprojekt från en mängd olika kommuner och regioner. Vi stöttar våra kunder med projektledning och teknisk expertis vid förstudier, kravställning och upphandling av e-arkiv samt vid anslutningar av system.
Seriestripp om e-arkiv
stressad arkivarier
Glad arkivarie
Skanning och digitalisering av handlingar
Har ni handlingar i ert pappersarkiv som ni vill digitalisera och göra sökbara i ert e-arkiv?
Med hjälp av vår robot kan vi hjälpa er med era handlingar, hela vägen från arkivhyllan och ända till att de är sökbara i e-arkivet.
Vi har erfarenhet av att digitalisera in en mängd olika i handlingar som ofta efterfrågas av allmänheten, som exempelvis betygshandlingar. Vi använder den senaste tekniken och sätter säkerheten i fokus under processen.
Arkivering från system som inte har exportfunktion
Många av våra kunder har bevarandeinformation kvar i äldre system, exempelvis Capella, som inte längre används utan möjlighet att själva föra över informationen till e-arkivet. Vi har skapat en lösning på problemet. Kontakta oss så berättar vi mer.
  • Digitalisering som tjänst

    • Skanning och digitalisering av handlingar till en fast kostnad per månad.
    • Månadskostnaden bedöms utifrån antal definierade handlingstyper, volym och kvalitet på skannade handlingar.
    • Tilläggskostnader tillkommer för eventuell skanning och vid ytterligare handlingstyper utanför avtalet.

Hur går processen till?
Vi hämtar de analoga handlingar hos er, alternativt får tillgång till redan inskannad information.
Vi skannar, digitaliserar och gör handlingarna sökbara i ert e-arkiv.
De analoga handlingarna kan gallras.
Anslutning av system till befintligt e-arkiv
Vi ansluter system till fast pris.
Har ni ett befintligt e-arkiv men behöver hjälp med att ansluta system? Vi på WhiteRed tar systemet från ”ax till limpa” och genomför, tillsammans med er, hela anslutningen.
Vi har utvecklat en process som bygger på PAIMAS (ISO 20652:2006).
Innehåll i anslutningspaketen
Allt nedan ingår till ett fast pris per system.

Teknisk anslutning

Handledning

Mallar

Utbildning

Råd & stöd

Utbildningspaket
Har ni köpt ett e-arkiv och behöver kunskap för att komma vidare? Vi har färdiga utbildningspaket men skräddarsyr även utifrån kundens önskemål.
  • Utbildning i XML och FGS

    • Praktisk XML-utbildning
    • XML-scheman
    • Visningsmallar
    • FGS-paket

  • Utbildning i anslutning av system till e-arkiv

    • Inleverans till e-arkiv
    • Faser och innehåll för hela processen
    • Mallar
    • Byggd utifrån PAIMAS

Upphandling av våra tjänster
Våra kunder väljer ofta att anlita oss via direktupphandling, då våra tjänster och fasta priser gör det möjligt.
Ramavtal E-arkiv 2016
Vi är även en oberoende partner och är underleverantör till leverantörer till ramavtalet E-arkiv 2016. Läs mer om ramavtalet här.
WhiteReds konsulter har lång och bred erfarenhet av olika typer av projekt inom de olika ramavtalsområdena.

Anbudsområde 1: anskaffningstjänster

Det första anbudsområdet innefattar inledande konsulttjänster för att komma igång med att införa e-arkiv, såsom konsultstöd vid förstudier eller stöd vid upphandling.

Upphör 2022-05-06

Anbudsområde 2: e-arkivlösning med tillhörande tjänster

Andra anbudsområdet innefattar inköpet av e-arkiv inklusive konsulttjänster för införande genom anslutning och införandeprojekt.

Upphör 2023-01-31

Anbudsområde 3: e-arkivstjänster

Det tredje området innehåller konsulttjänster och tekniska funktioner kopplade till digital arkivering såsom till exempel anslutning av system.

Upphör 2023-01-31

Vad tycker våra kunder?

Whitered tillförde ett kompetent stöd med drivkraft framåt, de är lätta att samarbeta med och ett fantastiskt effektivt bollplank. På ett pedagogiskt sätt skapade de en större förståelse för arbetsuppgiften i sin helhet och hur man ska tänka för att nå ett lyckat resultat.

Theresia Nielsen & Marianne Söderman
Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning

Tack vare WhiteReds engagemang i vårt första e-arkivprojekt gick vi i mål!

Viveca Nyström
Kommunarkivarie Lerums kommun

White over red, pilot ahead.

Lotsbåten hjälper sina kunder, både i medvind och motvind. Det vill vi också göra. Symbolen som vi använder i vår logotyp är den flagga som betyder ”Jag har lots ombord” enligt sjöfartens signalsystem. Läs mer om oss på WhiteRed här.