E-arkiv

Arkivhyllor

Konsulter inom e-arkiv

Att införa e-arkiv och digital arkivering kan upplevas både som svårt och komplext. WhiteRed är en oberende part som kan hjälpa och stötta er i arbetet. Vi har erfarenhet och kompetens av projektering, kravställning, upphandling, införande samt anslutning av verksamhetssystem till flera olika e-arkiv på marknaden. Det gäller både enstaka avställningar eller anslutning för kontinuerlig leverans.

Skanning och digitalisering

Vi har erfarenhet av att digitalisera olika typer av dokument som ofta efterfrågas av allmänheten, såsom betygshandlingar. Vi driver vår process med den senaste tekniken och prioriterar säkerheten för varje steg i arbetet.

Läs mer om våra olika tjänster nedan.

Varför e-arkiv?

Alla offentliga myndigheter måste, enligt lag, spara sina skriftliga och digitala dokument. De verksamhetssystem som används idag är inte gjorda för att bevara informationen som upprättas för all framtid, men det är e-arkiv.

Alla handlingar som upprättas inom en offentlig myndighet är dessutom offentliga handlingar, med vissa undantag. Det innebär att du som medborgare kan begära ut dessa utan att berätta vem du är eller varför. Med hjälp av ett e-arkiv förenklas processen och medborgaren kan själv söka upp handlingarna via webben.

RODA e-arkiv

WhiteRed erbjuder RODA e-arkiv som tjänst, RODA e-arkiv On-Prem, support på svenska samt konsultstöd för frågor gällande RODA e-arkiv. WhiteRed är Keep Solutions svenska partner.

RODA är i grunden en lösning som bygger på öppen källkod som idag används av flera stora svenska myndigheter och av EU-administrationen. En utmaning för svenska myndigheter är avsaknad av en pålitlig svensk leverantör, vilket gör att många tvekar inför valet att använda RODA e-arkiv. WhiteRed kan nu som första och enda leverantör i Sverige erbjuda allt från konsultstöd och utbildning till fullskalig drift och supportleverans, inklusive tillgång till våra egenutvecklade funktioner och tjänster för RODA e-arkiv.

Våra kunder kan känna sig trygga med att leveransen i sin helhet utgår från Sverige och vi har tagit hänsyn till krav som ställs på svenska myndigheter gällande dataskydd och informationssäkerhet.

Konsulttjänster inom e-arkiv

Projektledning

Projektledning vid förstudier, införande och upphandlingar.
Läs mer

Vi kan vara ert bollplank vid upphandling och införande av e-arkiv. Vi är en oberoende partner och har god kunskap inom område e-arkiv.

 

Vi har erfarenhet av e-arkivsprojekt från en mängd olika kommuner och regioner. Vi stöttar våra kunder med projektledning och teknisk expertis vid förstudier, kravställning och upphandling av e-arkiv samt vid anslutningar av system.

Skanning & digitalisering

Digitalisering av analoga handlingar och leverans till e-arkiv.
Läs mer

Med hjälp av vår robot kan vi hjälpa er med era handlingar, hela vägen från arkivhyllan och ända till att de är sökbara i e-arkivet.

Vi har erfarenhet av att digitalisera in en mängd olika i handlingar som ofta efterfrågas av allmänheten, som exempelvis betygshandlingar. Vi använder den senaste tekniken och sätter säkerheten i fokus under processen.

 

 Arkivering från system som inte har exportfunktion

Många av våra kunder har bevarandeinformation kvar i äldre system, exempelvis Capella, som inte längre används utan möjlighet att själva föra över informationen till e-arkivet. Vi har skapat en lösning på problemet. Kontakta oss så berättar vi mer.

 

Digitalisering som tjänst
  • Skanning och digitalisering av handlingar till en fast kostnad per månad.
  • Månadskostnaden bedöms utifrån antal definierade handlingstyper, volym och kvalitet på skannade handlingar.
  • Tilläggskostnader tillkommer för eventuell skanning och vid ytterligare handlingstyper utanför avtalet.

 

Informationshantering

Stöd i att uppdatera informationshanteringsplan.

Läs mer

Vi erbjuder stöd i att införa alternativt uppdatera informationshanteringsplan (tidigare kallad dokumenthanteringsplan).

Vår mall är processbaserad och sträcker sig över hela verksamheten.

Våra paket innehåller:

  • Anpassad mall för informationshanteringsplan
  • Planering
  • Workshops
  • Uppföljningar
  • Råd och stöd

Vi gör givetvis anpassningar utifrån kundens önskemål och verksamhet.

Utbildningar inom e-arkiv

Utbildningspaket inom ex. XML-scheman och FGS-paket.

Läs mer
Utbildning i XML och FGS
  • Praktisk XML-utbildning
  • XML-scheman
  • Visningsmallar
  • FGS-paket
Utbildning i anslutning av system till e-arkiv
  • Inleverans till e-arkiv
  • Faser och innehåll för hela processen
  • Mallar
  • Byggd utifrån PAIMAS

Vi erbjuder färdiga utbildningspaket, men skräddarsyr även utifrån kundens önskemål.

Anslutning av system

Systemanslutningar till ett fast pris till ett befintligt e-arkiv.

Läs mer

Har ni ett befintligt e-arkiv men behöver hjälp med att ansluta system?

Vi tar systemet från ”ax till limpa” och genomför, tillsammans med er, hela anslutningen. Vi ansluter system till ett fast pris.

Vår egenutveckldade process bygger på PAIMAS (ISO 20652:2006).

Innehåll i anslutningspaketen:

  • Teknisk anslutning
  • Handledning
  • Mallar
  • Utbildning
  • Råd & stöd

Allt ovan ingår till ett fast pris per system.

Arkivkonsult

Effektivare informationshantering samt arkivarieresurs.

Läs mer

WhiteRed kan erbjuda arkivkonsulter till organisationer som är i behov av en arkivarie. Uppdraget kan innebära att ta hand om utlämningar, uppdatera informationshanteringsplaner eller stöd i att få en effektivare informationshantering som följer lagar och föreskrifter.

Aktuella Kurser inom e-arkiv

XML för arkivarier - 1 dag, digital

Beskrivning

Att börja arbeta med digital arkivering kan upplevas som krångligt. I vår kurs ”XML för arkivarier” går vi igenom grundläggande tekniska termer och begrepp inom digital arkivering som arkivarier behöver känna till för att arkivera digital information.  

Kursdeltagarna får förståelse för FGS-paket, dess innehåll och uppbyggnad samt kunskap kring hur XML och visningsmallar (XSLT) är uppbyggda och används genom praktiska utbildningsmoment.  

Kursens innehåller bland annat: 

  • Metadata 
  • XML-scheman 
  • Visningsmallar 
  • FGS-paket 

Kursen vänder sig främst till arkivarier eller andra som arbetar med digital arkivering. 

Planerade kurstillfällen

Onsdagen den 29 maj 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Digital (du behöver en dator som är uppkopplad till internet), kl. 9-15.

Sista dag för anmälan

Onsdagen den 22 maj.

Med reservation för att kursen kan ställas in vid för få anmälningar.

 

Tisdagen den 24 september 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Digital (du behöver en dator som är uppkopplad till internet), kl. 9-15.

Sista dag för anmälan

Tisdagen den 17 september.

Med reservation för att kursen kan ställas in vid för få anmälningar.

Pris

6 990 kr (exkl. moms).  

4 990 kr (exkl. moms) för kunder som har ett befintligt avtal med WhiteRed. 

Anslutning av system till e-arkiv - 1 dag, digital

Beskrivning

Hur lyckas man med en smärtfri systemanslutning till e-arkiv? I vår kurs ”Anslutning av system till e-arkiv” lär vi ut leveransprocessens alla delar som medför en så smidig systemanslutning som möjligt. Processen är byggd utifrån PAIMAS. 

Kursens innehåll: 

  • Grundlig genomgång av hela processen 
  • Praktiska övningar 
  • Tillgång till mallar och checklistor 

Efter kursen förväntas kursdeltagarna ha en helhetsbild av hur man på bästa sätt förbereder och genomför en systemanslutning till e-arkiv. 

Kursen vänder sig till arkivarier, systemförvaltare eller andra roller som ingår och är delaktiga i systemanslutningar till e-arkiv. 

Planerade utbildningstillfällen 

Tisdagen den 18 juni 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Digital (du behöver en dator uppkopplad till internet för att delta) kl. 9-16.

Sista dag för anmälan

Tisdagen den 11 juni 2024.

Med reservation för att utbildningen kan ställas in vid för få anmälningar.

Tisdagen den 8 oktober 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Digital (du behöver en dator uppkopplad till internet för att delta) kl. 9-16.

Sista dag för anmälan

Tidagen den 1 oktober 2024.

Med reservation för att utbildningen kan ställas in vid för få anmälningar.

Pris

6 990 kr (exkl. moms)  

4 990 kr (exkl. moms) för kunder som har ett befintligt avtal med WhiteRed.

 

RODA grundkurs - 1 dag, på plats

Beskrivning

Har er verksamhet implementerat eller vill veta mer om hur man använder RODA e-arkiv?  

I RODA grundkurs går vi igenom funktionalitet och verktyg som ingår i RODA Community Edition och hur den kan konfigureras utifrån era behov. 

Kursen hålls på svenska.

Delar av kursinnehållet: 

  • Hur man skapar SIP:ar i RODA-in
  • Hur man skapar en arkivstruktur i RODA
  • Hur man kopplar gallringsschema till delar av det inlevererade materialet
  • Hur man levererar in SIP:ar till skapad arkivstruktur
  • Återsökning och utlämning
  • Behörighetsstyrning
  • Arkivvårdsjobb
  • Logghantering
  • Rapportering och statistik
  • Riskhantering
  • Beskrivning av möjliga konfigurationer i Community Edition
    • Grafisk design
    • Anpassad metadata

Efter genomförd utbildning ska kursdeltagarna ha förståelse och kunskap kring:

  •  de olika delarna i leveransförfarandet
  • skillnaden mellan användare och grupper
  • vad katalogen visar och hur man söker i den
  • sökfunktionen och hur man söker i olika nivåer
  • hur arkivvårdsjobb utförs
  • hur gallring sker
  • åtkomst till loggar
  • möjligheter till konfiguration i Community Edition

Kursen vänder sig till arkivarier och systemförvaltare av e-arkiv.

Planerade utbildningstillfällen 

Tisdagen den 3 september 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Badhusvägen 5, Stenungsund kl. 9-16.

Lunch och fika ingår. Ange ev. specialkost/allergier vid bokning.

Sista dag för anmälan

Tisdagen den 20 augusti 2024.

Med reservation för att utbildningen kan ställas in vid för få anmälningar.

Pris

7 990 kr (exkl. moms)  

5 990 kr (exkl. moms) för kunder som har ett befintligt avtal med WhiteRed.

 

WhitReds användarträff 2024 - 1 dag, på plats

Beskrivning

Användarträffen vänder sig till WhiteReds befintliga kunder men också till andra intressenter.

Dagen ger möjlighet till erfarenhetsutbyte mellan användare och möjlighet att påverka utvecklingen framåt.

Datum

Onsdagen den 4 september 2024

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Badhusvägen 5, Stenungsund kl. 9-15.

Lunch och fika ingår. Ange ev. specialkost/allergier vid bokning.

Sista dag för anmälan

Onsdagen den 21 augusti 2024.

Pris

5 990 kr (exkl. moms)  

2 990 kr (exkl. moms) för kunder som har ett befintligt avtal med WhiteRed.

 

RODA grundkurs och WhitReds användarträff 2024 - 2 dagar, på plats

Beskrivning

Bokningen gäller för RODA grundkurs och användarträff i kombination.

Datum

3-4 september 2024 

Anmälan sker via forumläret nedan.

Plats och tidpunkt

Badhusvägen 5, Stenungsund

Tisdag: kl. 9-16 samt gemensam middag 18-20.

Onsdag: kl. 9-15

Lunch, fika och middag ingår. Ange ev. specialkost/allergier vid bokning.

WhiteRed har reserverat ett antal enkelrum på Hotell Soliden (uppge WhiteRed vid bokning på respektive hotell) samt på Stenungsbaden (uppge GR031025 vid bokning, obs reservationen av rum ligger t.o.m 2024-08-12). Bokning av rum ombesörjs av deltagaren och kostnaden ingår inte i priset för kurs/användarträff.

Med reservation för att kursen dag 1 kan ställas in vid för få anmälningar.

Sista dag för anmälan

Onsdagen den 21 augusti 2024.

Pris

13 990 kr (exkl. moms)  

9 450 kr (exkl. moms) för kunder som har ett befintligt avtal med WhiteRed.

 

Anmälan till kurstillfällen

Godkännande av bokningsvillkor och integritetspolicy

Ange vilket kurstillfälle anmälan gäller nedan.

3 + 12 =

Avbokningsregler
  • Fakturering sker vid anmälan till kursen.
  • Eventuell avbokning ska ske senast det datum som anges under "sista dag för anmälan" vid respektive kurstillfälle.
  • Vid avbokning senare än det angivna datumet erhålls ett värdebevis som kan nyttjas vid ett senare kursstillfälle för samma typ av kurs eller som delbetalning för annan kurs. 
  • Vid eventuell sjukdom vid kurstillfället kan kursplatsen överlåtas till annan person inom samma organisation.
  • Inbetald kursavgift återbetalas ej vid avbokning gjord av kursdeltagare.

Kontakta oss här om du behöver mer information eller har frågor gällande kurserna.

stressad arkivarie
svettig arkivarie
glad arkivarie
robot

Aktuellt

Vill du lära dig mer om E-arkivering?

Nu erbjuder WhiteRed kurser inom e-arkiv med öppen anmälan!  Läs mer och anmäl dig här.

Leverera in vaccinationsdata från svevac till e-arkivet?

Har din verksamhet fått en leverans med vaccinationsdata ifrån Svevac som ni vill leverera in till ert e-arkiv? Vi kan hjälpa er transformera och sammanställa informationen på ett tydligt och strukturerat sätt. Vår lösning gör så att ni snabbt kan söka fram...

Ramavtalsleverantör arkivkonsulttjänster skolverket

WhiteRed har genom upphandling blivit tilldelade som ramavtalsleverantörer av Arkivkonsulttjänster för Skolverket. Avtalet omfattar konsulttjänster relaterat arkivarie, projektledare och teknisk projektledare. Ramavtalet gäller i upp till fyra år. "Vi är stolta över...

Omdömen

Whitered tillförde ett kompetent stöd med drivkraft framåt, de är lätta att samarbeta med och ett fantastiskt effektivt bollplank. På ett pedagogiskt sätt skapade de en större förståelse för arbetsuppgiften i sin helhet och hur man ska tänka för att nå ett lyckat resultat.

Theresia Nielsen & Marianne Söderman
Västra Gästriklands samhällsbyggnadsförvaltning

Tack vare WhiteReds engagemang i vårt första e-arkivprojekt gick vi i mål!

Viveca Nyström
Kommunarkivarie Lerums kommun

Tack för ett proffsigt bemötande och snabb hjälp, ni är bäst!

Recension från Google

Läs mer om våra kunder här.

Kontakta oss

Vill du veta mer om våra e-arkivstjänster? Fyll i kontaktformuläret eller ring Anna Wedenryd, VD.

+46 729 74 74 58

5 + 13 =

ISO-certifieringar

 

Kontakta oss

+46 (0)303-501 28

Org. nr. 559010-9129

Besök oss

White Red Consulting AB
Strandvägen 37A
SE-444 31 Stenungsund
Sweden

 

Hitta till oss

Karta Strandvägen 37A Stenungsund